Datenschutzerklärung
Stand: 12. August 2026
Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch FirmenPilot im Zusammenhang mit der Website firmenpilot.at, der webbasierten Software unter app.firmenpilot.at sowie den damit verbundenen Diensten und Funktionen.
1. Verantwortlicher
LD Software Solutions FlexCo
Flexible Kapitalgesellschaft
Zehnergürtel 110/2
2700 Wiener Neustadt
Österreich
Firmenbuchnummer: FN 680425a
Firmenbuchgericht: Landesgericht Wiener Neustadt
UID-Nummer: ATU83447423
Geschäftsführer: Lukas Christian Dillhof
E-Mail: office@ld-group.at
Telefon: +43 2622 35070
2. Geltungsbereich
Diese Datenschutzerklärung gilt insbesondere für die öffentliche Website firmenpilot.at, die Software app.firmenpilot.at, Registrierungen und Benutzerkonten, kostenlose Testzugänge, kostenpflichtige Abonnements, Kunden- und Benutzerverwaltung, Kontakt- und Supportanfragen, Newsletter und Marketingkommunikation, Terminbuchungen, Zahlungsabwicklung, Bankanbindungen, E-Mail- und Kalenderintegrationen, Google- und Microsoft-Integrationen, Push-Benachrichtigungen, OCR- und KI-Funktionen, Registrierkassen- und Zahlungsfunktionen sowie Analyse- und Marketingdienste.
3. Datenschutzrechtliche Rollen
Soweit wir personenbezogene Daten von Interessenten, Kunden, Benutzern, Ansprechpartnern, Websitebesuchern oder Geschäftspartnern für eigene Zwecke verarbeiten, handelt die LD Software Solutions FlexCo als datenschutzrechtlich Verantwortlicher.
Soweit unsere Kunden innerhalb von FirmenPilot personenbezogene Daten ihrer eigenen Kunden, Mitarbeiter, Interessenten, Lieferanten oder sonstigen Personen verarbeiten, ist grundsätzlich der jeweilige Kunde datenschutzrechtlich Verantwortlicher und die LD Software Solutions FlexCo Auftragsverarbeiter.
Für diese Verarbeitung wird ergänzend ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
4. Rechtsgrundlagen
Personenbezogene Daten werden insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei einer Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen verarbeitet.
Unsere berechtigten Interessen liegen insbesondere im sicheren und wirtschaftlichen Betrieb unserer Dienste, in der Abwehr von Missbrauch, in der Fehleranalyse, in der Verbesserung unseres Angebots, in der Gewährleistung der IT-Sicherheit und in der Geltendmachung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche.
5. Hosting und Serverinfrastruktur
FirmenPilot wird auf Serverinfrastruktur von Hetzner betrieben. Wir verwenden Serverstandorte innerhalb der Europäischen Union, insbesondere in Deutschland und Finnland.
Beim Zugriff auf unsere Website und Software können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, Browsertyp und Browserversion, Betriebssystem, Referrer-URL, Geräteinformationen, HTTP-Statuscodes sowie technische Fehler- und Sicherheitsinformationen verarbeitet werden.
Die Verarbeitung dient der Bereitstellung unserer Dienste, der IT-Sicherheit, der Fehleranalyse, der Verhinderung missbräuchlicher Nutzung sowie der Stabilität unserer Systeme.
6. Server- und Sicherheitsprotokolle
FirmenPilot führt eigene Server-, Fehler- und Sicherheitsprotokolle. Diese können insbesondere IP-Adresse, Benutzerkennung, Zeitpunkt eines Zugriffs, Login-Versuche, fehlgeschlagene Anmeldungen, aufgerufene Funktionen, technische Fehler, sicherheitsrelevante Ereignisse und administrative Änderungen enthalten.
Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Systemsicherheit, Fehleranalyse, Missbrauchsprävention oder Rechtsverteidigung erforderlich ist.
Bei konkreten Sicherheitsvorfällen können relevante Protokolldaten bis zur abschließenden Untersuchung und gegebenenfalls darüber hinaus im Rahmen gesetzlicher Verjährungs- und Nachweispflichten gespeichert werden.
7. Verschlüsselte Speicherung und Tresorserver
FirmenPilot verwendet für geschützte Kundendokumente und Backups ein verschlüsseltes Tresorsystem.
Geschützte Inhalte und Sicherungskopien werden verschlüsselt auf unserer Serverinfrastruktur in Deutschland oder Finnland gespeichert.
Soweit technisch für den jeweiligen Bereich vorgesehen, sind die verschlüsselten Inhalte ausschließlich für den jeweiligen Kunden beziehungsweise entsprechend berechtigte Benutzer zugänglich und lesbar.
Die Speicherung dient insbesondere der Datensicherung, Wiederherstellbarkeit, Ausfallsicherheit, Bereitstellung geschützter Dokumente und Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen.
8. Registrierung und Benutzerkonto
Bei der Registrierung und Nutzung von FirmenPilot verarbeiten wir insbesondere Unternehmensname, Vor- und Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmensanschrift, UID-Nummer, Rechnungsinformationen, Benutzerkennung, Rollen und Berechtigungen, Vertrags- und Paketinformationen sowie Login-, Sicherheits- und technische Nutzungsinformationen.
Die Verarbeitung erfolgt zur Einrichtung und Verwaltung des Kundenkontos sowie zur Bereitstellung der gebuchten Softwarefunktionen.
9. Testzugänge
Die reguläre kostenlose Testphase von FirmenPilot beträgt 14 Tage. Über bestimmte Affiliate-, Partner- oder Aktionslinks kann eine verlängerte Testphase von 30 Tagen angeboten werden.
Die Testphase wird nicht automatisch kostenpflichtig. Der Kunde muss ein kostenpflichtiges Paket aktiv buchen.
Wird kein kostenpflichtiger Vertrag abgeschlossen, speichern wir die Daten des Testaccounts grundsätzlich noch für 30 Tage nach Ende der Testphase. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.
10. Vertrags- und Abrechnungsdaten
Im Zusammenhang mit kostenpflichtigen FirmenPilot-Abonnements können insbesondere Unternehmensstammdaten, Ansprechpartner, Rechnungsanschrift, UID-Nummer, Paket und gebuchte Zusatzmodule, Vertragsbeginn, Vertragslaufzeit, Zahlungsstatus, Rechnungen und Zahlungsinformationen verarbeitet werden.
Steuerlich und buchhalterisch relevante Daten werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.
11. Zahlungsabwicklung mit Stripe
Für die Zahlungsabwicklung verwenden wir Stripe. Über Stripe können insbesondere Kreditkartenzahlungen und SEPA-Zahlungen abgewickelt werden.
Dabei können insbesondere Name, Unternehmen, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, Zahlungsart, Zahlungsstatus, Transaktionsinformationen, Bank- oder Kartendaten sowie technische Informationen zur Zahlungsabwicklung verarbeitet werden.
Bestimmte Zahlungsdaten werden direkt von Stripe verarbeitet und nicht vollständig auf unseren eigenen Systemen gespeichert.
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung und Abwicklung des Vertrags sowie zur Betrugsprävention und Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
12. Bankanbindung über finAPI
FirmenPilot ermöglicht Kunden die Verbindung von Bankkonten über finAPI.
Bei Verwendung dieser Funktion können insbesondere Kontoinhaber, IBAN und Kontoinformationen, Kontostände, Banktransaktionen, Buchungsdatum, Zahlungsempfänger oder Zahler, Verwendungszwecke, Transaktionsbeträge und technische Autorisierungsinformationen verarbeitet werden.
Die Bankverbindung wird nur eingerichtet, wenn der Kunde diese Funktion aktiv verwendet und die erforderliche Autorisierung durchführt.
Die Daten werden zur Darstellung, Zuordnung und Verarbeitung von Banktransaktionen innerhalb von FirmenPilot verwendet.
13. Push-Benachrichtigungen über OneSignal
Für Push-Benachrichtigungen verwenden wir OneSignal.
Dabei können insbesondere Push-Token, Gerätekennung, Browserinformationen, Betriebssystem, Sprache, IP-Adresse, interne Benutzerkennung, Zustellstatus und Interaktionsinformationen verarbeitet werden.
Push-Benachrichtigungen werden nur versendet, wenn der Benutzer die entsprechende Berechtigung über seinen Browser oder sein Endgerät erteilt hat.
Die Berechtigung kann jederzeit über die Einstellungen des Browsers oder Endgeräts widerrufen werden.
14. Anmeldung mit Google
FirmenPilot ermöglicht die Anmeldung mit einem Google-Konto.
Bei der Anmeldung können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Google-Benutzerkennung, Profilinformationen, gegebenenfalls Profilbild und technische Authentifizierungsinformationen verarbeitet werden.
Diese Daten werden verwendet, um den Benutzer eindeutig einem FirmenPilot-Konto zuzuordnen und eine sichere Anmeldung zu ermöglichen.
15. Google Workspace-Integrationen
Neben der reinen Anmeldung kann FirmenPilot dem Benutzer ermöglichen, weitere Google-Dienste mit FirmenPilot zu verbinden.
Abhängig von der vom Benutzer aktivierten Funktion und den von ihm erteilten Berechtigungen können insbesondere folgende Google-Daten verarbeitet werden: E-Mail-Adresse, Name und Profilinformationen, Gmail-Nachrichten, Absender und Empfänger, Betreffzeilen, E-Mail-Inhalte, E-Mail-Anhänge, Nachrichtenmetadaten, Kalenderlisten, Kalendereinträge, Beginn und Ende von Terminen, Teilnehmer, Terminbeschreibungen, Kalender-Metadaten sowie technische OAuth- und Autorisierungsinformationen.
FirmenPilot fordert nur Berechtigungen an, die für die vom Benutzer verwendeten Funktionen erforderlich sind.
16. Zweck der Verarbeitung von Google-Daten
Google-Daten werden ausschließlich für Funktionen verarbeitet, die der Benutzer innerhalb von FirmenPilot aktiviert oder verwendet.
Hierzu können insbesondere die Anmeldung mit Google, Synchronisation von Kalenderdaten, Anzeige von Terminen, Erstellung und Änderung von Kalendereinträgen, Verbindung eines Gmail-Postfachs, Anzeige und Verarbeitung eingehender E-Mails, Zuordnung von E-Mails zu Kunden oder Geschäftsvorgängen, Verarbeitung von E-Mail-Anhängen, Versand von E-Mails über das verbundene Google-Konto, vom Benutzer ausgelöste Automatisierungen sowie vom Benutzer aktivierte KI- oder OCR-Funktionen gehören.
Google-Daten werden nicht für davon unabhängige Werbe- oder Profilingzwecke verwendet.
17. Google API Services und Limited Use
Die Nutzung von Informationen, die FirmenPilot über Google APIs und insbesondere Google Workspace APIs erhält, erfolgt gemäß der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited Use Requirements.
Google Workspace-Nutzerdaten werden ausschließlich zur Bereitstellung oder Verbesserung jener Funktionen verarbeitet, die für den jeweiligen Benutzer innerhalb von FirmenPilot sichtbar und von ihm aktiviert oder autorisiert wurden.
Google Workspace-Nutzerdaten sowie daraus abgeleitete Daten werden nicht verkauft, nicht für personalisierte Werbung oder Werbeprofile verwendet, nicht zu Datenhandelszwecken weitergegeben und nicht zur Entwicklung allgemeiner Benutzerprofile verwendet.
Google Workspace-Nutzerdaten werden nicht zur Entwicklung, Verbesserung oder zum Training allgemeiner künstlicher Intelligenz- oder Machine-Learning-Modelle verwendet.
Diese Einschränkungen gelten sowohl für unmittelbar über Google Workspace APIs erhaltene Daten als auch für daraus abgeleitete Daten.
18. Google Workspace-Daten und KI-Funktionen
FirmenPilot bietet Funktionen mit künstlicher Intelligenz und automatisierter Dokumenten- oder Inhaltsverarbeitung an.
Soweit Google Workspace-Daten innerhalb einer solchen Funktion verarbeitet werden, erfolgt dies ausschließlich auf Veranlassung des Benutzers, für eine konkrete und für den Benutzer sichtbare FirmenPilot-Funktion und im zur Erbringung dieser Funktion erforderlichen Umfang.
Google Workspace-Daten werden nicht verwendet, um allgemeine KI-Modelle von FirmenPilot oder externen Dienstleistern zu trainieren oder zu verbessern.
Soweit ein externer KI-Dienst zur Erbringung einer vom Benutzer ausgelösten Funktion technisch eingebunden wird, darf dieser die übermittelten Daten ausschließlich zur Durchführung der entsprechenden Verarbeitung verwenden.
Eine Nutzung der übermittelten Google Workspace-Daten für eigenes Modelltraining, Werbung, Profiling oder andere eigenständige Zwecke ist nicht vorgesehen.
19. OCR und künstliche Intelligenz mit Mistral
Für bestimmte OCR- und KI-Funktionen verwendet FirmenPilot Dienste von Mistral.
Die Verarbeitung erfolgt nach derzeitiger Konfiguration über Infrastruktur innerhalb der Europäischen Union.
Je nach vom Benutzer verwendeter Funktion können beispielsweise Rechnungen, Belege, Dokumente, Texte, E-Mail-Inhalte, Anhänge, Dateiinhalte, Metadaten und aus Dokumenten erkannte Informationen verarbeitet werden.
Die Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die vom Benutzer angeforderte OCR- oder KI-Funktion bereitzustellen.
Soweit Google Workspace-Daten an Mistral übermittelt werden, erfolgt dies ausschließlich, wenn dies zur Durchführung einer vom Benutzer aktiv ausgelösten FirmenPilot-Funktion erforderlich ist.
Google Workspace-Daten dürfen dabei nicht für das allgemeine Training oder die allgemeine Verbesserung von KI- oder Machine-Learning-Modellen verwendet werden.
OCR- und KI-Ergebnisse können fehlerhaft oder unvollständig sein. Geschäftlich, steuerlich, rechtlich oder buchhalterisch relevante Ergebnisse müssen vom Benutzer überprüft werden.
20. Weitergabe von Google-Nutzerdaten
Google-Nutzerdaten werden nicht verkauft.
Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit dies zur Bereitstellung einer vom Benutzer ausdrücklich verwendeten FirmenPilot-Funktion, an technisch notwendige Auftrags- oder Unterauftragsverarbeiter, zur Gewährleistung von Sicherheit und Missbrauchsprävention oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.
Eine Weitergabe zu Werbe-, Datenhandels- oder Profilingzwecken erfolgt nicht.
21. Menschlicher Zugriff auf Google Workspace-Daten
Mitarbeiter der LD Software Solutions FlexCo greifen grundsätzlich nicht auf Gmail-Nachrichten, Kalenderdaten oder andere Google Workspace-Inhalte von Kunden zu.
Ein Zugriff kann im erforderlichen Umfang erfolgen, wenn der Benutzer ausdrücklich Unterstützung anfordert und einen Zugriff auf die betreffenden Daten erlaubt, dies zur Untersuchung eines Sicherheitsvorfalls erforderlich ist, dies zur Fehlerbehebung erforderlich ist und der Zugriff entsprechend autorisiert wurde oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht.
Administrative Zugriffe werden auf berechtigte Personen beschränkt.
22. Speicherung von Google-Daten
Google-Daten werden nur gespeichert, soweit dies für die jeweilige FirmenPilot-Funktion erforderlich ist.
OAuth-Zugriffs- und Aktualisierungstoken können serverseitig gespeichert werden, um eine vom Benutzer eingerichtete Google-Verbindung aufrechtzuerhalten.
Diese Zugangsdaten werden nicht öffentlich zugänglich gemacht.
Übernommene E-Mails, Anhänge, Termine oder daraus erstellte Geschäftsdaten können innerhalb von FirmenPilot gespeichert werden, wenn sie vom Benutzer in FirmenPilot übernommen oder einer Funktion zugeordnet wurden.
Die Speicherung erfolgt auf der von FirmenPilot eingesetzten Serverinfrastruktur innerhalb der Europäischen Union.
23. Schutz von Google-Daten
Zum Schutz von Google-Nutzerdaten verwenden wir technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen.
Hierzu gehören insbesondere TLS-verschlüsselte Datenübertragung, rollenbasierte Berechtigungen, Mandantentrennung, serverseitige Speicherung von Autorisierungstoken, Zugriffskontrollen, Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge, verschlüsselte Speicherung geschützter Dokumente, Backups, serverseitige Sicherheitsmaßnahmen, beschränkte administrative Zugriffsrechte, Passwortschutz und gegebenenfalls Zwei-Faktor-Authentifizierung.
24. Trennen eines Google-Kontos
Der Benutzer kann die Verbindung seines Google-Kontos mit FirmenPilot jederzeit über die dafür vorgesehenen Einstellungen trennen.
Nach dem Trennen werden gespeicherte OAuth-Zugriffs- und Aktualisierungstoken gelöscht, widerrufen oder technisch unbrauchbar gemacht.
Nach erfolgreicher Trennung kann FirmenPilot grundsätzlich nicht mehr auf neu hinzukommende Google-Daten zugreifen.
Bereits zuvor vom Benutzer in FirmenPilot übernommene Daten werden durch das bloße Trennen des Google-Kontos nicht zwingend automatisch gelöscht.
Dies betrifft beispielsweise bereits importierte E-Mails, gespeicherte Anhänge, Kundenaktivitäten, bereits synchronisierte oder gespeicherte Termine und daraus entstandene Geschäftsdaten.
Diese Daten werden entsprechend den allgemeinen Speicher- und Löschregeln von FirmenPilot behandelt.
25. Widerruf des Google-Zugriffs
Zusätzlich zur Trennung innerhalb von FirmenPilot kann der Benutzer die erteilten Zugriffsberechtigungen jederzeit über die Sicherheitseinstellungen seines Google-Kontos widerrufen.
Nach einem Widerruf kann FirmenPilot nicht mehr auf die entsprechenden Google-Daten zugreifen, sofern der Benutzer die Verbindung nicht erneut autorisiert.
26. Microsoft-Anmeldung und Microsoft-Dienste
FirmenPilot plant zusätzlich eine Anmeldung beziehungsweise Integration mit Microsoft-Diensten.
Je nach aktivierter Funktion können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Microsoft-Benutzerkennung sowie weitere ausdrücklich freigegebene Daten verarbeitet werden.
Dieser Abschnitt gilt für entsprechende Funktionen ab deren tatsächlicher Aktivierung.
Die jeweils angeforderten Berechtigungen werden auf das für die jeweilige Funktion erforderliche Maß beschränkt.
27. E-Mail-Versand
FirmenPilot kann automatisch System-, Sicherheits-, Vertrags-, Rechnungs- und Benachrichtigungs-E-Mails versenden.
Der Versand kann über ein vom Kunden selbst verbundenes E-Mail-Konto oder über eine FirmenPilot-Systemadresse wie noreply@firmenpilot.at erfolgen.
Dabei können insbesondere Absender, Empfänger, Betreff, Nachrichteninhalt, Anhänge, Versandzeitpunkt, Zustellstatus und Fehlermeldungen verarbeitet werden.
28. E-Mail-Postfächer
Geschäftliche FirmenPilot-E-Mail-Adressen werden unter der Domain @firmenpilot.at betrieben.
Die Verarbeitung dient der geschäftlichen Kommunikation, dem Kundensupport, der Vertragsabwicklung sowie dem technischen Betrieb unserer Dienste.
29. Support und Tickets
Supportanfragen werden innerhalb von FirmenPilot verarbeitet.
Dabei können insbesondere Name, Unternehmen, Kontaktdaten, Benutzerkennung, Ticketinhalt, Anhänge, Screenshots, technische Informationen und Informationen über die betroffene Funktion verarbeitet werden.
Die Daten werden zur Bearbeitung von Supportanfragen, Fehleranalyse und Kundenbetreuung verwendet.
30. Terminverwaltung
Terminvereinbarungen und Termine können direkt über FirmenPilot verwaltet werden.
Dabei können insbesondere Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Terminzeit, Teilnehmer, Terminbeschreibung und Notizen verarbeitet werden.
31. Registrierkasse, fiskaly und SumUp
Für Registrierkassen-, Fiskalisierungs- und Zahlungsfunktionen wird FirmenPilot mit Diensten von fiskaly und SumUp verbunden.
Je nach verwendeter Funktion können insbesondere Unternehmensdaten, Kassendaten, Transaktionsdaten, Belegdaten, Zahlungsinformationen, Geräteinformationen, Signatur- und Fiskalisierungsinformationen sowie Benutzerinformationen verarbeitet werden.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der jeweiligen Registrierkassen-, Fiskalisierungs- oder Zahlungsfunktion und gegebenenfalls zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen.
32. Kontaktformular über Onepage
Die öffentliche FirmenPilot-Website wird mit Onepage betrieben.
Bei Nutzung eines Kontaktformulars können insbesondere Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachricht, Formularinformationen, IP-Adresse und technische Metadaten verarbeitet werden.
Die Daten werden über die Onepage-Infrastruktur verarbeitet und zusätzlich per E-Mail an uns übermittelt.
Wir verwenden diese Daten ausschließlich zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage.
33. Newsletter und Marketing-E-Mails
FirmenPilot kann Newsletter, Produktinformationen und Marketing-E-Mails versenden.
Für Newsletteranmeldungen verwenden wir ein Double-Opt-in-Verfahren.
Dabei können insbesondere E-Mail-Adresse, Name, Unternehmen, Zeitpunkt der Anmeldung, Zeitpunkt der Bestätigung, verwendeter Einwilligungstext und technische Nachweisdaten gespeichert werden.
Marketing-E-Mails werden auf Grundlage einer entsprechenden Einwilligung versendet, soweit keine andere gesetzliche Rechtsgrundlage besteht.
Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
34. Cookies und ähnliche Technologien
Unsere Website und Software verwenden technisch notwendige Cookies und vergleichbare Technologien.
Diese dienen insbesondere der Anmeldung, Sitzungsverwaltung, Sicherheit, Speicherung von Einstellungen und Bereitstellung wesentlicher Funktionen.
Nicht technisch notwendige Analyse-, Marketing- und Drittanbieterdienste werden grundsätzlich erst nach entsprechender Einwilligung aktiviert.
Das Consent-Management der Marketingwebsite wird über Onepage umgesetzt.
35. Google Analytics
Wir können auf unserer Marketingwebsite Google Analytics zur Analyse der Nutzung einsetzen.
Dabei können insbesondere IP-Adresse, Geräteinformationen, Browserinformationen, ungefähre Standortinformationen, Seitenaufrufe, Verweildauer, Interaktionen, Kampagneninformationen und technische Kennungen verarbeitet werden.
Google Analytics wird nur nach entsprechender Einwilligung aktiviert.
36. Google Tag Manager
Wir verwenden oder planen die Verwendung des Google Tag Managers zur technischen Verwaltung von Analyse- und Marketingdiensten.
Über den Google Tag Manager eingebundene Dienste, die eine Einwilligung erfordern, werden erst nach entsprechender Zustimmung aktiviert.
37. Meta Pixel
Wir können das Meta Pixel verwenden, um Werbekampagnen auf Facebook und Instagram zu messen und zu optimieren.
Dabei können insbesondere technische Geräteinformationen, IP-Adresse, Seitenaufrufe, Interaktionen und Kampagneninformationen verarbeitet werden.
Der Dienst wird nur nach entsprechender Einwilligung aktiviert.
38. LinkedIn Insight Tag
Wir können das LinkedIn Insight Tag zur Analyse und Erfolgsmessung unserer LinkedIn-Werbekampagnen verwenden.
Dabei können technische Geräteinformationen, IP-Adresse, Seitenaufrufe und Interaktionsinformationen verarbeitet werden.
Die Aktivierung erfolgt nur nach entsprechender Einwilligung.
39. TikTok Pixel
Wir können das TikTok Pixel zur Messung und Optimierung von TikTok-Werbekampagnen verwenden.
Der Dienst wird nur nach entsprechender Einwilligung aktiviert.
40. Externe Inhalte
Auf unserer Website können Inhalte externer Anbieter eingebunden werden, insbesondere Google Maps, YouTube, Vimeo und weitere externe Medien.
Beim Laden dieser Inhalte kann eine Verbindung zu den Servern des jeweiligen Anbieters hergestellt werden.
Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, werden solche Inhalte erst nach Zustimmung des Benutzers geladen.
41. Schriftarten
Auf unseren Websites verwendete Google Fonts werden lokal gehostet.
Beim bloßen Laden der Schriftarten wird daher keine Verbindung zu Google Fonts hergestellt.
42. Social-Media-Auftritte
FirmenPilot betreibt beziehungsweise plant Auftritte auf Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok und YouTube.
Wenn Benutzer mit unseren Unternehmensprofilen interagieren, können sowohl wir als auch der jeweilige Plattformbetreiber personenbezogene Daten verarbeiten.
Hierzu zählen beispielsweise Profilinformationen, Kommentare, Nachrichten, Reaktionen, Interaktionen und statistische Reichweiteninformationen.
43. Interne Auswertungen
FirmenPilot führt interne technische und betriebliche Auswertungen durch.
Diese dienen insbesondere der Verbesserung der Software, der Systemsicherheit, der Fehleranalyse, der Kapazitätsplanung, der Erkennung technischer Probleme und der Weiterentwicklung von Funktionen.
Soweit möglich, werden hierfür aggregierte oder anonymisierte Daten verwendet.
44. Unterauftragsverarbeiter und Empfänger
Für den Betrieb von FirmenPilot können externe Dienstleister eingesetzt werden.
Hierzu gehören nach aktuellem Stand insbesondere Anbieter aus den Bereichen Hosting und Serverinfrastruktur, Zahlungsabwicklung, Banking, Push-Benachrichtigungen, Authentifizierung, OCR und künstliche Intelligenz, Registrierkasse und Fiskalisierung, Zahlungsdienste, Websitebetrieb und Consent-Management sowie Analyse- und Marketingdienste.
Soweit ein Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO, soweit dies rechtlich erforderlich ist.
45. Datenübermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Einige eingesetzte Anbieter können personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten.
Eine solche Übermittlung erfolgt nur, wenn die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.
Hierzu können insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission, das EU-US Data Privacy Framework für entsprechend zertifizierte Unternehmen, Standardvertragsklauseln sowie zusätzliche technische oder organisatorische Schutzmaßnahmen gehören.
46. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
Testaccounts:
Löschung grundsätzlich 30 Tage nach Ende der Testphase, sofern kein kostenpflichtiger Vertrag abgeschlossen wird.
Aktive Kundenkonten:
Speicherung während der Vertragsdauer.
Nach Vertragsende:
Der Kunde erhält grundsätzlich 30 Tage Zeit, seine Daten über die vorgesehenen Export- und Backupfunktionen herunterzuladen.
Nach Ablauf dieser Frist werden die Kundendaten aus dem Produktivsystem gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen Rechtsgründe für eine weitere Speicherung bestehen.
Backups:
Daten können bis zur turnusmäßigen Überschreibung der jeweiligen Sicherungskopie weiterbestehen. Sie werden nach Vertragsende grundsätzlich nicht erneut produktiv verarbeitet.
Steuer- und Vertragsunterlagen:
Speicherung entsprechend den jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
47. Datensicherheit
Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Manipulation, unbefugten Zugriff und sonstige Sicherheitsrisiken zu schützen.
Hierzu zählen insbesondere TLS-Verschlüsselung bei der Datenübertragung, verschlüsselte Speicherung geschützter Dokumente, verschlüsselte Backups, Mandantentrennung, Rollen- und Berechtigungssysteme, Zugriffsbeschränkungen, Passwortschutz, serverseitige Sicherheitsmaßnahmen, Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse, Sicherungs- und Wiederherstellungsverfahren sowie gegebenenfalls Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Die Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend dem technischen Fortschritt und dem jeweiligen Risiko weiterentwickelt.
48. Automatisierte Verarbeitung und KI
FirmenPilot verwendet Automatisierungen, OCR und künstliche Intelligenz zur Unterstützung bestimmter Unternehmensprozesse.
Die dabei erzeugten Ergebnisse stellen grundsätzlich Vorschläge oder technische Auswertungen dar.
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet grundsätzlich nicht statt, sofern bei einer konkreten Funktion nicht ausdrücklich etwas anderes angegeben wird.
49. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch.
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Anfragen können an folgende Adresse gerichtet werden:
office@ld-group.at
Soweit wir personenbezogene Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter eines FirmenPilot-Kunden verarbeiten, ist die Anfrage grundsätzlich an den jeweiligen Kunden als datenschutzrechtlich Verantwortlichen zu richten.
50. Beschwerderecht
Betroffene Personen haben das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen.
Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42
1030 Wien
Österreich
51. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich unsere Software, eingesetzte Dienste, technische Prozesse oder gesetzliche Anforderungen ändern.
Die jeweils aktuelle Version wird auf firmenpilot.at veröffentlicht.
Bei wesentlichen Änderungen können registrierte FirmenPilot-Kunden zusätzlich über die Software oder per E-Mail informiert werden.