Kurz gesagt
Eine Deal-Pipeline ordnet alle offenen Anfragen eines Betriebs nach Phasen – etwa qualifiziert, Kontakt aufgenommen, Termin geplant, Angebot erstellt. Für kleine Betriebe reichen vier bis sechs Phasen, eine verantwortliche Person und ein Datum für den nächsten Schritt pro Deal. 15 Minuten Durchsicht pro Woche genügen, damit keine Anfrage mehr verloren geht.
Das Wichtigste
- Kleine Betriebe verlieren Aufträge meist durch vergessene Anfragen, nicht durch schlechte Arbeit
- Vier bis sechs Phasen mit klarer Eintrittsbedingung reichen für die meisten Betriebe
- Jeder Deal braucht genau eine verantwortliche Person und ein Datum für den nächsten Schritt
- Verlorene Deals mit Grund abschließen – das zeigt, wo der Vertrieb hakt
- In FirmenPilot ist die Deal-Pipeline ab Business Class (79 € pro Monat zzgl. USt.) enthalten
Was ist eine Deal-Pipeline?
Eine Deal-Pipeline ist eine Übersicht aller laufenden Verkaufschancen, sortiert nach der Phase, in der sie gerade stehen. Statt einer langen Liste mit Namen siehst du Spalten wie „Qualifiziert“, „Kontakt aufgenommen“, „Termin geplant“ und „Angebot erstellt“ – und in jeder Spalte die Anfragen, die dort hängen.
Der Begriff klingt nach Konzern-Vertrieb, ist aber gerade für kleine Betriebe nützlich. In einer Tischlerei mit sechs Leuten, einem Elektrobetrieb oder einer Agentur verkauft selten jemand hauptberuflich. Anfragen nimmt an, wer gerade Zeit hat. Genau deshalb gehen sie verloren: Der Rückruf wird vergessen, das Angebot liegt seit drei Wochen unbeantwortet beim Kunden, und niemand fühlt sich zuständig.
Eine Pipeline löst das nicht mit mehr Arbeit, sondern mit Sichtbarkeit. Jede Anfrage hat einen Platz, einen Status und einen nächsten Schritt.
Woran merkst du, dass dir eine Pipeline fehlt?
Dir fehlt eine Pipeline, wenn du die Frage „Was ist gerade alles offen?“ nicht in einer Minute beantworten kannst. Typische Anzeichen:
- Anfragen kommen per Telefon, E-Mail, Website-Formular und WhatsApp – und landen an vier verschiedenen Orten.
- Ein Angebot wurde verschickt, aber niemand weiß, ob schon nachgefasst wurde.
- Du erfährst erst Wochen später, dass ein Interessent bei der Konkurrenz unterschrieben hat.
- Wie viel Umsatz in den nächsten zwei Monaten realistisch ist, bleibt ein Bauchgefühl.
- Wenn jemand im Team auf Urlaub ist, stehen „seine“ Anfragen still.
Trifft mehr als ein Punkt zu, verlierst du Aufträge nicht wegen schlechter Arbeit, sondern wegen fehlender Übersicht. Das ist die gute Nachricht: Übersicht lässt sich in wenigen Stunden herstellen.
Welche Phasen braucht eine Pipeline für kleine Betriebe?
Für die meisten kleinen Betriebe reichen vier bis sechs Phasen – mehr macht die Pipeline langsam, weniger macht sie ungenau. Jede Phase sollte eine klare Eintrittsbedingung haben, damit alle im Team einen Deal gleich einordnen.
- Neu: Eine Anfrage ist eingegangen, aber noch nicht geprüft.
- Qualifiziert: Du weißt, was der Kunde will, ungefähr bis wann und ob es zu deinem Angebot passt.
- Kontakt aufgenommen: Es gab ein erstes Gespräch, offene Fragen sind notiert.
- Termin geplant: Besichtigung, Aufmaß, Erstgespräch oder Workshop steht im Kalender.
- Angebot erstellt: Das Angebot ist beim Kunden, ein Nachfass-Datum ist gesetzt.
- Gewonnen oder verloren: Der Deal ist abgeschlossen – mit Grund, wenn er verloren ging.
Wichtig ist die letzte Phase. Wer verlorene Deals mit einem kurzen Grund abschließt („Preis“, „Zeitpunkt“, „anderer Anbieter näher“), lernt nach ein paar Monaten mehr über den eigenen Vertrieb als aus jeder Schulung.
Praxis-Tipp: Formuliere die Eintrittsbedingung jeder Phase als Satz, den jeder im Team versteht – zum Beispiel „Termin geplant = Datum steht im Kalender und der Kunde hat zugesagt“. So landet kein Deal zu früh in einer Phase, nur weil er sich gut anfühlt.
Wie baust du die Pipeline in fünf Schritten auf?
Du baust eine Pipeline am schnellsten auf, indem du mit den Anfragen von heute startest und nicht mit einem perfekten Konzept. So gehst du vor:
- Bestand sammeln: Geh Postfach, Notizbuch und Anrufliste der letzten vier Wochen durch und schreib jede offene Anfrage auf.
- Phasen festlegen: Übernimm die Phasen von oben oder passe sie an deinen Ablauf an. Ein Handwerksbetrieb braucht vielleicht „Aufmaß erledigt“, eine Agentur „Briefing erhalten“.
- Jede Anfrage einsortieren: Jeder Deal bekommt eine Phase, einen geschätzten Wert und einen verantwortlichen Menschen.
- Nächsten Schritt setzen: Kein Deal ohne Datum für den nächsten Kontakt. Ein Deal ohne nächsten Schritt ist in Wahrheit schon verloren.
- Wöchentlich durchgehen: 15 Minuten pro Woche, idealerweise immer am selben Tag, reichen für einen kleinen Betrieb.
Wenn deine Anfragen bisher in einer Tabelle stehen, kannst du sie als Startpunkt nutzen. Warum eine Tabelle auf Dauer nicht reicht, liest du im Artikel „Excel als CRM: Wann die Tabelle an ihre Grenzen kommt“ – du findest ihn unten unter Weiterlesen.
Wer im Team ist für einen Deal verantwortlich?
Für jeden Deal ist genau eine Person verantwortlich – nicht „das Büro“ und nicht „wir alle“. In kleinen Betrieben ist das oft die Person, die den ersten Kontakt hatte, oder diejenige, die den Auftrag später fachlich betreut.
Verantwortlich heißt nicht, dass diese Person alles selbst macht. Sie sorgt dafür, dass der nächste Schritt passiert: Termin vereinbaren, Angebot schreiben lassen, nachfassen. Das klingt banal, verhindert aber den häufigsten Fehler im Kleinbetrieb – dass jeder glaubt, jemand anderer kümmere sich darum.
Beispiel: Ein Installateurbetrieb bekommt am Montag drei Anfragen für Badsanierungen. Die Chefin übernimmt die große Anfrage selbst, der Meister die zwei kleineren, weil er ohnehin in der Gegend ist. In der Pipeline steht bei jedem Deal ein Name und ein Datum für die Besichtigung. Am Freitag sieht die Chefin auf einen Blick, dass zwei Termine stattgefunden haben und einer verschoben wurde.
Wann und wie oft solltest du nachfassen?
Nachfassen solltest du, sobald der vereinbarte Zeitpunkt erreicht ist – und spätestens eine Woche nach dem Versand eines Angebots, wenn nichts vereinbart wurde. Viele Angebote scheitern nicht am Preis, sondern daran, dass sich niemand mehr meldet.
- Nach 3 bis 5 Werktagen: kurz fragen, ob das Angebot angekommen ist und ob es Fragen gibt.
- Nach etwa 10 Tagen: einen konkreten Vorschlag machen – Termin, Variante oder Starttermin.
- Kurz vor Ablauf der Gültigkeit: freundlich auf das Datum hinweisen.
- Nach Absage: den Grund erfragen und im Deal festhalten.
Wie ein Angebot aufgebaut sein sollte, damit Nachfassen überhaupt leichtfällt, steht im Beitrag Angebot schreiben, das unterschrieben wird.
Welche Kennzahlen zeigt dir die Pipeline?
Die Pipeline zeigt dir drei Zahlen, die für kleine Betriebe wirklich zählen: wie viele Deals offen sind, wie viel sie zusammen wert sind und in welcher Phase sie hängen bleiben. Mehr brauchst du am Anfang nicht.
Bleiben viele Deals in „Kontakt aufgenommen“ stecken, fehlt meist ein klarer nächster Schritt nach dem ersten Gespräch. Stauen sie sich in „Angebot erstellt“, lohnt ein Blick auf Nachfassen, Angebotstexte oder Preise. Nach einigen Monaten kannst du außerdem ablesen, wie viele deiner Angebote zu Aufträgen werden – deine eigene Abschlussquote, die du mit keiner Branchenstatistik vergleichen musst.
Praxis-Tipp: Schätze den Wert eines Deals schon in der Phase „Qualifiziert“ grob ein, auch wenn er noch ungenau ist. Eine grobe Zahl ist für die Planung nützlicher als gar keine, und du kannst sie mit dem Angebot korrigieren.
Wie hilft FirmenPilot beim Vertrieb?
In FirmenPilot ist die Deal-Pipeline direkt mit der Kundenakte und den Angeboten verbunden. Du siehst deine Deals in Phasen von „Qualifiziert“ über „Kontakt aufgenommen“ und „Termin geplant“ bis „Angebot erstellt“ und ziehst sie per Karte von Phase zu Phase. Dieselben Deals kannst du als Liste sortieren und filtern oder in der Auswertung nach Anzahl und Wert pro Phase ansehen.
- Neue Anfragen legst du als Deal an oder sammelst sie über ein Lead-Formular auf deiner Website.
- Jeder Deal hängt am Kunden – die Historie siehst du in der Kundenakte.
- Aus dem Deal schreibst du das Angebot, ohne Kunde und Positionen neu einzutippen; der Kunde kann es digital unterschreiben.
- Termine wie Besichtigungen oder Erstgespräche hängen ebenfalls am Deal.
Die Pipeline ist ab dem Paket Business Class um 79 € pro Monat zzgl. USt. enthalten, zusammen mit Aufträgen, Projekten und Bankanbindung. Alle Pakete vergleichst du unter Preise; testen kannst du 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte.
Welche Fehler solltest du beim Start vermeiden?
Der größte Fehler ist, die Pipeline zu kompliziert aufzusetzen und sie dann nicht zu pflegen. Eine einfache Pipeline, die jede Woche aktuell ist, schlägt jedes ausgefeilte System, das nach einem Monat verwaist.
- Zu viele Phasen: Wenn niemand weiß, ob ein Deal in Phase 4 oder 5 gehört, stimmt die Übersicht nicht mehr.
- Deals ohne nächsten Schritt: Sie bleiben ewig offen und verfälschen den Pipeline-Wert.
- Keine Abschlüsse: Verlorene Deals nicht zu schließen, macht die Pipeline größer, als sie ist.
- Doppelte Pflege: Wenn Kunden zusätzlich in einer zweiten Liste oder im Rechnungsprogramm gepflegt werden, veraltet eine der beiden Quellen. Warum CRM und Rechnungen zusammengehören, erklärt der Artikel CRM für kleine Unternehmen in Österreich.
Starte mit den offenen Anfragen von heute, vier bis sechs Phasen und einem fixen Termin pro Woche. Nach einem Monat weißt du, wo dein Vertrieb hakt – und kannst gezielt daran arbeiten.