Kurz gesagt: Excel ist kein CRM. Es fehlen Historie, Rechte, Erinnerungen und die Verbindung zu Angeboten und Rechnungen. Spätestens mit dem zweiten Mitarbeiter oder dem fünfzigsten Kunden lohnt sich der Umstieg.
Warum nutzen so viele Betriebe Excel als Kundenliste?
Weil es da ist, nichts kostet und jeder es bedienen kann. Für eine Liste mit Name, Telefonnummer und Adresse ist das völlig in Ordnung.
Wo kommt Excel an seine Grenzen?
- Keine Historie: Wer hat wann mit dem Kunden gesprochen? Was wurde angeboten?
- Mehrere Versionen: „Kunden_final_neu2.xlsx“ auf drei Rechnern.
- Keine Rechte: Jeder sieht alles – oder niemand findet etwas.
- Keine Erinnerungen: Nachfassen hängt vom Gedächtnis ab.
- Keine Verbindung: Angebote, Rechnungen und Zahlungen liegen in anderen Programmen.
- Datenschutz: Kundendaten in Tabellen, die per E-Mail verschickt werden, sind ein DSGVO-Risiko.
Was ein CRM besser macht
Ein CRM speichert jede Interaktion beim Kunden: E-Mails, Termine, Angebote, Rechnungen, Notizen und Dateien. Erinnerungen sorgen dafür, dass kein Angebot vergessen wird. In FirmenPilot wird aus dem Angebot mit einem Klick die Rechnung, und der Zahlungseingang vom Bankkonto wird der Rechnung zugeordnet.
So kommst du von Excel ins CRM
- Tabelle bereinigen: doppelte Kunden zusammenführen, Spalten einheitlich benennen.
- Als CSV exportieren und importieren.
- Ab einem Stichtag neue Angebote nur noch im CRM erstellen.
Beim Umstieg auf FirmenPilot übernehmen wir deine Daten kostenlos.
Häufige Fragen
Kann ich Excel parallel weiter nutzen?
Für Auswertungen ja – als führende Kundenliste sollte aber nur noch das CRM dienen, sonst entstehen wieder zwei Wahrheiten.
Gibt es ein kostenloses CRM?
FirmenPilot Testflight ist dauerhaft kostenlos für bis zu 25 Kunden, 25 Angebote und 25 Rechnungen.