Kurz gesagt: Bezahlt ein Kunde nicht, schickst du zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung, danach eine Mahnung mit klarer Frist. Zwischen Unternehmern stehen dir gesetzliche Verzugszinsen von 9,2 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 456 UGB) und eine Pauschale von 40 € für Betreibungskosten (§ 458 UGB) zu, bei Verbrauchern 4 % pro Jahr.
Zahlungserinnerung oder Mahnung – was ist der Unterschied?
Die Zahlungserinnerung ist ein freundlicher Hinweis kurz nach Fälligkeit: Vielleicht wurde die Rechnung übersehen. Die Mahnung ist die formelle Aufforderung mit neuer Frist und dem Hinweis auf Folgen wie Zinsen, Spesen oder Inkasso.
Wie sieht ein guter Mahnablauf aus?
- Tag 1 nach Fälligkeit: freundliche Zahlungserinnerung mit Rechnungskopie
- nach 7–14 Tagen: erste Mahnung mit neuer Frist
- nach weiteren 14 Tagen: letzte Mahnung mit Hinweis auf Verzugszinsen und Inkasso
- danach: Inkasso oder Mahnklage
Was muss in einer Mahnung stehen?
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und offener Betrag
- Neue, konkrete Zahlungsfrist (Datum statt „umgehend“)
- Bankverbindung, idealerweise mit Zahlungsreferenz
- Bei der letzten Mahnung: Hinweis auf Verzugszinsen, Pauschale und weitere Schritte
Welche Verzugszinsen darf ich verrechnen?
Bei Geschäften zwischen Unternehmern betragen die gesetzlichen Verzugszinsen 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz der OeNB, wenn der Schuldner den Verzug verschuldet hat. Den aktuellen Basiszinssatz veröffentlicht die OeNB. Gegenüber Verbrauchern sind es 4 % pro Jahr. Dazu kommt bei Unternehmern eine Pauschale von 40 € für Betreibungskosten.
Wie vermeide ich Zahlungsausfälle?
- Klare Zahlungsziele auf jeder Rechnung
- Rechnung sofort nach Leistung schicken, nicht am Monatsende
- Anzahlung bei größeren Aufträgen
- Offene Posten jede Woche prüfen
Mahnwesen automatisieren
In FirmenPilot siehst du im Dashboard, welche Rechnungen überfällig sind, sendest Zahlungserinnerungen und Mahnungen direkt aus dem System und ordnest Zahlungseingänge vom verbundenen Bankkonto automatisch zu. Sogar per KI-Assistent: „Welche Rechnungen sind seit 14 Tagen offen? Bereite Erinnerungen vor.“ – mehr im Artikel Was ist MCP?
Häufige Fragen
Muss ich vor dem Inkasso mahnen?
Gesetzlich nicht zwingend, aber üblich und sinnvoll – eine Mahnung dokumentiert den Verzug und gibt dem Kunden eine letzte Chance.
Darf ich Mahnspesen verrechnen?
Bei Unternehmern steht dir die 40-€-Pauschale zu. Bei Verbrauchern nur tatsächlich entstandene, angemessene Kosten.
Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Stand: Oktober 2026.