Kurz gesagt: Bücher, Aufzeichnungen und Belege sind in Österreich grundsätzlich sieben Jahre aufzubewahren (§ 132 BAO). Digitale Aufbewahrung ist zulässig, wenn die Belege vollständig, geordnet, inhaltsgleich und jederzeit lesbar gespeichert sind.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Die Grundregel lautet sieben Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, auf das sich die Belege beziehen. Für bestimmte Fälle – etwa laufende Verfahren oder Grundstücke – gelten längere Fristen.
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?
Grundsätzlich ist die elektronische Aufbewahrung zulässig, wenn die Wiedergabe inhaltsgleich, vollständig und geordnet ist und während der gesamten Frist lesbar bleibt. Kläre mit deiner Steuerberatung, ob für einzelne Belegarten Ausnahmen gelten.
Wie digitalisiere ich Belege effizient?
- Beleg als Foto oder PDF hochladen – am besten sofort nach dem Einkauf.
- Texterkennung (OCR) liest Lieferant, Datum und Betrag aus.
- Vorschlag prüfen, Kategorie wählen, bestätigen.
- Zahlung vom Bankkonto dem Beleg zuordnen.
Was ist bei OCR wichtig?
OCR liefert Vorschläge, keine Wahrheit. Eine gute Lösung zeigt dir den erkannten Wert neben dem Beleg, damit du schnell prüfen kannst.
Belege in FirmenPilot
In FirmenPilot lädst du Belege hoch, die OCR schlägt Lieferant, Datum und Betrag vor, und du ordnest Ausgaben Kategorien zu. Je nach Paket sind 100, 500 oder 1.000 OCR-Dokumente pro Monat inklusive. Mit verbundenem Bankkonto (ab Business Class) ordnest du Abbuchungen den Belegen zu – mehr zum Abschluss für die UVA.
Häufige Fragen
Reicht ein Foto am Handy?
Wenn es vollständig und gut lesbar ist und unverändert gespeichert wird, ja. Achte auf scharfe Fotos ohne abgeschnittene Ränder.
Wo werden die Belege gespeichert?
FirmenPilot speichert auf Servern an mehreren Standorten in der EU, mit mehrmals täglichen Backups.
Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Stand: Oktober 2026.