Kurz gesagt
In Österreich braucht jede Rechnung über 400 € brutto eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die nur einmal vergeben wird (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. h UStG). Das Format ist frei, mehrere Nummernkreise etwa für Standorte sind erlaubt. Kleinbetragsrechnungen bis 400 € brauchen gesetzlich keine Nummer, werden in der Praxis aber trotzdem nummeriert.
Das Wichtigste
- Pflicht ab 400 € brutto: fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. h UStG)
- Das Format ist frei – bewährt hat sich Präfix, Jahr und laufende Zahl, etwa R-2026-0318
- Mehrere Nummernkreise sind erlaubt, solange jede Nummer eindeutig bleibt
- Lücken vermeiden und dokumentieren, Rechnungen nie löschen, Korrekturen mit neuer Nummer
- In Deutschland gilt dasselbe Prinzip, die Kleinbetragsgrenze liegt dort bei 250 €
Was verlangt das Gesetz bei der Rechnungsnummer?
Das österreichische Umsatzsteuergesetz verlangt auf jeder Rechnung über 400 € brutto „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird“ (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. h UStG). In diesem einen Satz stecken drei Anforderungen: Die Nummer muss fortlaufend sein, sie darf nur einmal vorkommen, und sie muss die Rechnung eindeutig identifizieren.
Was das Gesetz nicht vorschreibt, ist ein bestimmtes Format. Ob deine Nummer „1043“, „2026-1043“ oder „R-2026-1043“ lautet, entscheidest du selbst. Auch Buchstaben als Präfix sind üblich, solange die Folge nachvollziehbar bleibt. Die übrigen Pflichtangaben einer Rechnung findest du im Ratgeber Rechnung schreiben in Österreich: Alle Pflichtangaben nach § 11 UStG.
Brauchen Kleinbetragsrechnungen bis 400 € eine Nummer?
Nein, bei Rechnungen bis 400 € brutto ist die fortlaufende Nummer gesetzlich nicht vorgeschrieben. Für diese Kleinbetragsrechnungen genügen laut § 11 Abs. 6 UStG neben dem Ausstellungsdatum:
- Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmens
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung
- Tag oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
- der Steuersatz
In der Praxis vergeben trotzdem fast alle Betriebe auch hier eine Nummer. Das hat einen einfachen Grund: Ohne Nummer lässt sich eine Rechnung kaum eindeutig zuordnen – weder bei einer Zahlung noch bei einer Rückfrage noch in der Buchhaltung. Eine einheitliche Nummernfolge für alle Rechnungen ist außerdem leichter zu kontrollieren als zwei unterschiedliche Systeme.
Darf ich mehrere Nummernkreise verwenden?
Ja, das Gesetz erlaubt ausdrücklich „eine oder mehrere Zahlenreihen“. Du kannst also mehrere Nummernkreise parallel führen, solange jede Nummer insgesamt nur einmal vorkommt und klar ist, zu welchem Kreis eine Rechnung gehört.
Sinnvoll sind getrennte Kreise zum Beispiel für:
- Standorte oder Filialen, etwa „WN-2026-001“ für Wiener Neustadt und „W-2026-001“ für Wien
- Geschäftsbereiche, etwa Montage und Handel
- Belegarten, etwa Rechnungen, Stornorechnungen und Anzahlungsrechnungen
Je mehr Kreise du führst, desto wichtiger wird eine eindeutige Kennung im Präfix. Zwei Rechnungen mit der Nummer „2026-001“ aus unterschiedlichen Kreisen wären nicht mehr eindeutig.
Praxis-Tipp: Starte mit einem einzigen Nummernkreis und füge nur dann einen weiteren hinzu, wenn es einen echten organisatorischen Grund gibt. Jeder zusätzliche Kreis ist eine weitere Folge, die du bei einer Prüfung erklären können musst.
Wie baust du eine gute Rechnungsnummer auf?
Eine gute Rechnungsnummer ist kurz, eindeutig und auf den ersten Blick einordenbar. Bewährt hat sich ein Aufbau aus wenigen festen Teilen:
- Präfix für die Belegart oder den Kreis, zum Beispiel „R“ für Rechnung
- Jahr, damit Rechnungen zeitlich sofort zuordenbar sind
- Laufende Zahl, die innerhalb des Kreises um eins steigt
Beispiel: R-2026-0318 ist die 318. Rechnung des Jahres 2026. Die führende Null hält die Nummern gleich lang und sorgt dafür, dass sie in Listen richtig sortiert werden.
Ob die laufende Zahl jedes Jahr neu bei 1 beginnt oder über Jahre weiterläuft, kannst du frei wählen. Beginnt sie jährlich neu, gehört das Jahr unbedingt in die Nummer – sonst gäbe es die Nummer „0001“ jedes Jahr ein weiteres Mal. Vermeide dagegen Bestandteile, die sich ändern können, etwa Kundennamen oder Mitarbeiterkürzel als einzige Unterscheidung.
Müssen Rechnungsnummern lückenlos sein?
Der Gesetzestext spricht von „fortlaufend“ und „einmalig“, nicht ausdrücklich von „lückenlos“. Lücken sind aber ein Warnsignal bei einer Betriebsprüfung, weil sie die Frage aufwerfen, ob Rechnungen fehlen. Deshalb gilt in der Praxis: Lücken vermeiden und unvermeidbare Lücken dokumentieren.
Typische Ursachen für Lücken und wie du damit umgehst:
- Rechnung erstellt, aber nie verschickt: nicht löschen, sondern stornieren oder als ungültig kennzeichnen und aufbewahren.
- Fehler in der Vorlage: Wenn eine Word-Vorlage die Nummer falsch hochzählt, notiere, welche Nummern betroffen sind und warum.
- Systemwechsel: Halte fest, mit welcher Nummer das alte System endet und das neue beginnt.
Eine Rechnung, die einmal ausgestellt wurde, wird nicht gelöscht oder überschrieben. Wie du sie richtig korrigierst, erklärt der nächste Abschnitt.
Was passiert bei einer Korrektur oder einem Storno?
Eine Korrektur bekommt eine eigene, neue Nummer – die ursprüngliche Nummer wird nie ein zweites Mal vergeben. Der übliche Ablauf: Du erstellst eine Stornorechnung mit eigener Nummer, die auf die Originalrechnung verweist, und stellst danach eine neue, richtige Rechnung mit der nächsten freien Nummer aus.
So bleibt die Nummernfolge vollständig: Original, Storno und neue Rechnung sind alle sichtbar. Viele Betriebe führen Stornorechnungen in einem eigenen Kreis, etwa „ST-2026-0007“. Warum du dafür nicht einfach „Gutschrift“ schreiben solltest, liest du im Beitrag Gutschrift oder Stornorechnung? Unterschied und richtige Korrektur.
Gilt in Deutschland dasselbe?
Im Grundsatz ja. Auch das deutsche Umsatzsteuergesetz verlangt eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (§ 14 Abs. 4 UStG). Mehrere Nummernkreise sind also auch dort möglich.
Unterschiedlich ist die Grenze für Kleinbetragsrechnungen: In Deutschland liegt sie bei 250 € brutto (§ 33 UStDV), in Österreich bei 400 €. Wenn du Kunden in beiden Ländern hast, ist eine durchgehende Nummer auf allen Rechnungen die einfachste Lösung. Was bei elektronischen Rechnungen in beiden Ländern gilt, steht im Artikel E-Rechnung 2026: Was in Österreich und Deutschland gilt.
Welche Fehler bei Rechnungsnummern sind am häufigsten?
Die meisten Fehler entstehen, wenn mehrere Personen Rechnungen aus eigenen Vorlagen schreiben. Die Klassiker:
- Doppelte Nummern, weil zwei Kolleginnen gleichzeitig dieselbe Word-Vorlage verwenden
- Sprünge, weil eine Nummer händisch falsch eingetippt wurde
- Wiederverwendete Nummern nach einer Korrektur, statt eine neue zu vergeben
- Gelöschte Rechnungen, die eine unerklärte Lücke hinterlassen
- Nummern ohne Jahr, die nach einem Neustart der Zählung doppelt vorkommen
Rechnungen und ihre Nummern sind Teil deiner Buchhaltungsunterlagen und in Österreich grundsätzlich sieben Jahre aufzubewahren. Wie das digital funktioniert, steht im Ratgeber „Belege digital aufbewahren“, den du unten unter Weiterlesen findest.
Wie hilft FirmenPilot bei Rechnungsnummern?
Mit FirmenPilot entstehen Rechnungen nicht mehr in verstreuten Word- oder Excel-Vorlagen, sondern zentral in einem System, auf das das ganze Team zugreift. Damit fällt die häufigste Ursache für doppelte oder springende Nummern weg: parallele Vorlagen auf verschiedenen Rechnern.
- Du erstellst Rechnungen neu oder aus Angebot, Auftrag, Lieferschein oder Projektzeiten – die Positionen werden übernommen.
- Vor dem Speichern siehst du das fertige PDF als Vorschau und kannst Fehler korrigieren, bevor die Rechnung ausgestellt ist.
- Ausgestellte Rechnungen legst du geschützt ab und versendest sie per E-Mail direkt aus FirmenPilot.
- Für die Steuerberatung stehen dir unter Umsatzsteuer & Buchhaltung die Bereiche USt. und Buchhaltung & Export zur Verfügung.
Bis 25 Rechnungen sind im Paket Testflight dauerhaft kostenlos, unbegrenzte Rechnungen gibt es ab Economy um 29 € pro Monat zzgl. USt. Die Pakete im Überblick findest du unter Preise.
Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Stand: Oktober 2026.